Az írásbeliség és az elektronikus kommunikáció aktuális kérdései
Vas Eszter – 2020. jún 19.
A veszélyhelyzet kihirdetését követően egyre sűrűbben találkoztam azzal a kérdéssel, hogy a szerződéskötések, a szerződések megszüntetése, módosítása, vagy éppen teljesítése során elegendő-e az e-mail-es kommunikáció.
Sőt, olyan hivatkozással is találkoztam, hogy a rendkívüli jogrend miatt általánosan elfogadottá vált az írásbeli helyett az email-es kommunikáció.
Ugyan az utóbbi időben tényleg komoly előrelépések történtek az elektronikus kommunikációt illetően, úgy tűnik fontos tisztába tenni, hogy pontosan mikor kötelező az írásbeliség és az mit is jelent.
Kötelező írásbeliség – avagy mikor kötelező írásbeli alakot „használni”?
Vannak bizonyos típusú szerződések (pl. ingatlan adásvételi szerződés, kezesi szerződés), melyek a jogszabály értelmében csak írásban jöhetnek létre. Ezekben az esetekben a szerződés módosítására és megszüntetésére is csak írásban kerülhet sor érvényesen.
A kötelező írásbeliség másik esete, mikor a felek maguk döntenek úgy, hogy a szerződést írásba kell foglalni egy olyan típusú szerződés esetén (pl. vállalkozási szerződés) amelynek érvényességét jogszabály nem köti írásbeli alakhoz. Ezekben az esetekben is főszabály szerint a fentiek irányadóak, tehát ha az írásbeliség a felek megállapodásán alapul, akkor annak megszüntetésére és módosítására is írásban kell sor kerülni. (Persze ezt mindig az adott szerződés ismeretében lehet teljes bizonyossággal kijelenteni.)
Mi is az az írásbeliség?
Az írásbeliség feltételeit elsősorban az aláírás, vagyis a kézjegy teljesíti – ezek a klasszikus papír alapú szerződések.
Az írásbeliség követelményeinek ma már viszont az is megfelel, ha az aláíró személy minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást/ bélyegzőt helyez el az iraton, ezen felül megfelelő az is, ha az aláírást a NISZ Zrt. által működtetett, ingyenes, online felületen hitelesítjük.
Tehát van olyan megoldás, amivel elkerülhető a klasszikus papír alapú szerződéskötés, megszüntetés vagy éppen módosítás.
De mi a helyzet az e-mail-el?
Ahhoz, hogy megértsük az e-mail-el kapcsolatos problematikát, meg kell ismerni az írásbeliség feltételrendszerét. A jognyilatkozat tehát akkor minősül írásbelinek, ha annak közlésére a nyilatkozat (szerződés) tartalmának változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő (aláíró) személyének és a nyilatkozat megtétele (aláírás) időpontjának azonosítására alkalmas módon kerül sor.
Az egyszerű e-mail üzenet a fenti követelményeket nem teljesíti, hiszen annak tartalma megváltoztatható, illetve az azt küldő személy egyértelmű azonosítására sem alkalmas, kizárólag ugyanis azt tanúsítja, hogy mely elektronikus levélcímről került az üzenet elküldésre.
Kijelenthető tehát, hogy az egyszerű e-mail üzenet nem felel meg az írásbeliség követelményeinek, így azt kötelező írásbeliség esetén nem javasolt alkalmazni.
Ez a szerződés teljesítésével kapcsolatos kommunikációra is vonatkozik?
A kötelező írásbeliség az általános kapcsolattartásra nem vonatkozik, tehát a szerződés teljesítésével kapcsolatos kommunikációra sor kerülhet egyszerű e-mail útján is.
Azonban a teljesítéssel kapcsolatos, lényeges (pl. az egyes ütemek megvalósulásáról szóló) tájékoztatások esetén ekkor is érdemes a kommunikáció menetét részletesen szabályozni, hiszen e nélkül az e-mail üzenetek közlésének időpontja nehezen meghatározható, ami bonyodalmakat okozhat akkor, ha azok bizonyos határidő kezdő napját is jelentik egyben.
Látható tehát, hogy kötelező írásbeliség esetében is van élet a kézjegyen túl, melyhez szerencsére már a hatályos szabályozás is igazodott. A szerződések teljesítése körében alkalmazott kommunikáció módját, ütemét pedig mindig gondoljuk végig és – ésszerű keretek között, de – fektessünk hangsúlyt annak részletkérdéseire is.